仕事

【残業回避】仕事を早く終わらせるためにやった6つのこと

はじめに

前職で8年間働いて、毎日、仕事を早く終わらせるために意識していたことを紹介します。

前職場に所属された時、嘘か本当か、

先輩
先輩
この職場の定時はPM10:00だよ

と教わりました。

はしっこ
はしっこ
任せてください!(PM5:00じゃない?!)

私は冗談と思いながら聞いていましたが、そんなことはありませんでした。

PM10:00になっても、定時間中と遜色のない人数がPCに向かっていました。

なんとか若さで乗り切っていましたが、流石にAM3:00ごろに帰宅を2週間ほど続けたときは、メンタル崩壊しかけました。

健康的で人間らしい生活を少しでも送れるように私が意識して取り組んでいたことについて紹介します。

仕事を早く終わらせるためにやったこと

まず大工程を作る

大なり小なり、受け持つ仕事には目的地が存在すると思います。

やらなければいけないこと
いつまでに

ここを整理して、ざっくり工程を作ります。

これが、現在地から目的地までの地図になると思っています。

大工程なしで、闇雲に動いても、進む方向が見当違いだと、無駄足となることが多く、多くの時間や労力のロスにつながります。

大工程は現在地から目的地までの地図

進捗管理

大工程に沿って、仕事を進めようとしますが、想定外とトラブルなんかは日常茶飯事です。

自分一人でやる仕事も、チームでやったり、自分がリーダーとなって部下や後輩を従えて仕事を進めるときも、日々の進捗管理はとても大事です。

先に作った大工程に対して、今日はどの程度進んだか、人員配置は適切か等を日々見直すことで、早期の軌道修正が可能となります。

特にチームでプロジェクトを進める場合は、互いのコミュニケーションがうまくいっていないと、後半になるほど致命的なトラブルにつながります。

毎日の報連相を確実に行い、進捗管理をしながら仕事を進めた方が確実に前進できます。

進捗管理で毎日現在地を確認

明日の自分に向けた手紙

前日に、明日の自分に向けて手紙を書くと、翌日のスタートダッシュがうまくいきます。

やること、優先順位などを記載し、できれば時間割も設定しておくことで、生産性が上がります。

毎日、職場に来てから今日は何しよう、何をするんだっけと考えている時間が削減できますし、一日経つと、タスクの漏れが生じやすくなります。

未来の自分が楽になるように、今日までのことを一番わかっている今日の自分が手紙を書きましょう。

万が一、自分が急用で仕事ができなくなった時にも、他者への引き継ぎや伝言がスムーズに進むと思います。

私は毎日、A4ノートに書いてから帰宅するようにしていました。

出社すると昨日の自分からのありがたいメッセージ

できるできないの早期判断

仕事を上司から振られますが、簡単なこと、困難なこと多々あると思います。

その中で、この条件(納期、人員、コスト、各人の負荷状況等)だとどうしても厳しいといった場面に出くわすこともあると思います。

私は、急な無茶振りで翻弄されるケースは何度も経験してきました。

とりあえずやってみることも大事ですが、できないと判断した場合はなるべく早めにできる代替案を講じなければなりません。

一人で黙って抱えていても、上司は勝手にあなたが仕事を進めてくれていると思ってしまうかもしれません。

本当はなかなか進んでいないのに。

できないと判断したら、即上司に相談し、納期の変更、人員の補充、負荷のリバランスをお願いしたりした方がいいです。

複数のタスクを抱えている場合だと、優先順位を上司に聞くのもありです。

私の場合、直近だと納期関係なく私一人のスペックだと何も進まないということがありました。

初めて触るような古いアプリ、ソフトプログラムの検証を任された時には、とりあえず関係資料、取扱説明書を漁りましたがさっぱりわかりませんでした。

私は早い段階でこれは無理だと諦めて、速攻でいろんな上司、先輩、後輩に相談しまくることで、仕事を前進させて、完遂させました。

別の先輩は納期ギリギリまで仕事を一人で抱えて、たまたま気にかけた人がその先輩の進捗が全然進んでいないことに気づいて、職場の人総出&徹夜で終わらせたといったこともありました。

後になるほど手遅れになりやすいので、早めの行動を心がけた方がいいと思います。

できないことは諦めてしまおう

人を動かす仕事を優先的に

みんなそれぞれ仕事を抱えています。

それでも一人でできる仕事は限られており、人にお願いする仕事もたくさんあります。

忙しい人に急ぎのお願いをすると、、、イラッとする人もいますよね。

お願いする相手のことを考えて、余裕を持って依頼することが大事です。

自分で完結することはいくらでも調整できます。

人に動いてもらう仕事ほど、相手の時間を大切にするために、これも早めの行動を心がけましょう。

人の時間を奪う行為は慎重に

2割共有

最後は2割共有です。

この言葉はマコなり社長の受け売りになりますが、早めに周囲と進捗を共有すること大事ということです。

前述の内容と重複する部分もありますが、早期段階で仕事の進み具合を共有することで、アドバイスをもらった方がいいです。

自分一人の考えで進めていても、方向性がずれていたり、仕事を依頼してきた上司や先輩の意向と違っていたりすると、手戻りの時間が大きく必要になってきます。

そういったやり直しに要する時間を少しでも削減するために、2割共有です。

仕事を進める前半部分で、自分の成果を共有してもらい、方向性が正しいかどうかのジャッジや、違っていた場合、軌道修正のためのアドバイスをもらいましょう。

これを意識することで、お互いのダメージも少なくなり、円滑に業務を進めることができると思います。

私もこれを実践することで、変な方向に仕事を進めてしまわないように気をつけていました。

8年間仕事をしてきて、大事故につながるようなミスはすることなく、ここまで来ることができました。

病気も早期発見がいいよね

さいごに

仕事を早く終わらせるというテーマで、自分の経験を振り返りながら紹介しました。

毎日遅くまで働いても生産性は下がる一方で、プライベートの時間も削られてしまい、あっという間に人生が終わってしまいます。

会社の仕組みやルールは個人で変えることは困難ですが、自分でできる生産性の向上、仕事の効率化はあります。

少しでも仕事を早く終わらせ、ワークライフバランスの実現に努めていきましょう。

 

 

やるべきことを見極めて、必要なことだけに時間を使いましょう。

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